Evaluar y mejorar el desempeño humano

Evaluar y mejorar el desempeño humano

Introducción

Desde que fueron implantados los primeros modelos de organizaciones y negocios sus dueños buscaban la forma de medir el rendimiento de sus obreros y supervisores, lo que hacían con una simple relación entre la inversión y la productividad o rentabilidad de su entidad.

Hoy contamos con métodos científicamente diseñados y diversificados de forma tal que cada empresa encuentre un estilo para aplicar; y el conjunto de estos mecanismos utilizados para dar seguimiento a las personas es lo que llamamos Evaluación del Desempeño.

Y para detallar de forma puntual y precisa vamos a tratar el tema desde sus orígenes citando los métodos de evaluación anteriormente utilizados con fines de determinar el momento histórico en el que se empezó a sistematizar y reconocer la evaluación del desempeño como una técnica o recurso de la administración.

Luego se citaran los diferentes conceptos de evaluación del desempeño de acuerdo a las apreciaciones de diferentes teóricos de la administración, tocando también informaciones generales del tema como son importancia, objetivos, ventajas etc.

Como en toda tarea la evaluación del desempeño tiene personas claves en la organización designados como responsables de las mismas, aquí veremos quiénes son y como varían dependiendo de la naturaleza, tamaño y funciones de la entidad. Mencionaremos también los métodos de evaluación del desempeño tradicionalmente utilizados y de q tratan los métodos de evaluación basados en el desempeño futuro.

Como herramienta clave de la administración la evaluación del desempeño es también contingencial, por lo que veremos los diversos tipos existentes para cualquier situación empresarial, los factores a evaluar en la misma y los aspectos a considerar en el diseño de una evaluación del desempeño

Conceptos de Evaluación del Desempeño

La evaluación del rendimiento laboral de los colaboradores es un proceso técnico a través del cual, en forma integral, sistemática y continua realizada por parte de los jefes inmediatos; se valora el conjunto de actitudes, rendimientos y comportamiento laboral del colaborador en el desempeño de su cargo y cumplimiento de sus funciones, en términos de oportunidad, cantidad y calidad de los servicios producidos.

La evaluación de los recursos humanos, es un proceso destinado a determinar y comunicar a los colaboradores, la forma en que están

desempeñando su trabajo y, en principio, a elaborar planes de mejora .Cuando se realiza adecuadamente la evaluación de personal no solo hacen saber a los colaboradores cual es su nivel de cumplimiento, sino que influyen en su nivel futuro de esfuerzo y en el desempeño correcto de sus tareas. Si el refuerzo del colaborador es suficiente, seguramente mejorara su rendimiento. La percepción de las tareas por el colaborador debe aclararse mediante el establecimiento de un plan de mejora.

Uno de los usos más comunes de las evaluaciones de los colaboradores es la toma de decisiones administrativas sobre promociones, ascensos, despidos y aumentos salariales.

La información obtenida de la evaluación de los colaboradores, sirve también para determinar las necesidades de formación y desarrollo, tanto para el uso individual como de la organización.

Otro uso importante de la evaluación del personal, es el fomento de la mejora de resultados. En este aspecto, se utilizan para comunicar a los colaboradores como están desempeñando sus puestos y proponer los cambios necesarios del comportamiento, actitud, habilidades, o conocimientos. En tal sentido les aclaran las expectativas de la empresa en relación con el puesto Con frecuencia, la comunicación ha de completarse con el correspondiente entrenamiento y formación para guiar los esfuerzos de mejora.

Objetivos

La evaluación del desempeño de los colaboradores, indicará si la selección y el entrenamiento han sido adecuados mediante las actividades de las personas en sus tareas, para en caso de hacer necesario tomar las medidas respectivas. Sirve de control y se utiliza para conceder ascensos, premios, incentivos,

detectar los mejores elementos y recompensarlos, jugando ésta detección un papel vital en el desarrollo y crecimiento de la organización, identificar, personas de poca eficiencia, para entrenarlos mejor o cambiarlos de puesto. Evalúa también eficiencia del área o departamento administrativo, métodos de trabajo para calcular costos.

Su objetivo es utilizar métodos de evaluación, para establecer normas y medir el desempeño de los colaboradores. Además justifica el monto de remuneración establecida por escala salarial, por el gerente o jefe. Busca una oportunidad (de carácter motivacional) para que el jefe inmediato reexamine el desempeño del subordinado y fomente la discusión acerca de la necesidad de supervisión, con este fin el gerente o jefe programa planes y objetivos para mejorar el desempeño del subordinado.

En forma específica los objetivos de la evaluación de los colaboradores sirven para:

• El mejoramiento del desempeño laboral
• Reajustar las remuneraciones
• Ubicar a los colaboradores en puestos o cargos compatibles con sus conocimientos habilidades y destrezas
• La rotación y promoción de colaboradores
• Detectar necesidades de capacitación de los colaboradores

Importancia

Es importante para el desarrollo administrativo, conociendo puntos débiles y fuertes del personal, conocer la calidad de cada uno de los colaboradores, requerida para un programa de selección, desarrollo administrativo, definición de funciones y establecimiento de base racional y equitativa para recompensar el desempeño.

Esta técnica igualmente es importante porque permite determinar y comunicar a los colaboradores la forma en que están desempeñando su trabajo y en principio, a elaborar planes de mejora.

Otro uso importante de las evaluaciones al colaborador, es el fomento de la mejora de resultados.

En este aspecto, se utilizan para comunicar a los colaboradores como están desempeñando sus puestos o cargos y, proponer los cambios necesarios del comportamiento, actitud, habilidades, o conocimientos.

Responsabilidad en la Evaluación del Desempeño

De acuerdo con la política de recursos humanos adoptada por la organización, la responsabilidad en la evaluación de los colaboradores puede atribuirse al gerente, al mismo colaborador, jefe de área o departamento de recursos humanos, o a una comisión de evaluación del desempeño. Cada uno de estas alternativas implica una filosofía de acción.

• El gerente:

En la mayor parte de las organizaciones, el gerente es responsable del desempeño de sus subordinados y de su evaluación. Así quien evalúa el desempeño del personal es el propio gerente o supervisor, con la asesoría de los órganos de gestión de recursos humanos, que establece los medios y los criterios para tal evaluación.

Dado que el gerente o el supervisor no tienen conocimiento especializado para

proyectar , mantener y desarrollar un plan sistemático de evaluación del desempeño personal, se recurre al órgano de recursos humanos, con función de staff para establecer, acompañar y controlar el sistema, en tanto que cada jefe mantiene su autoridad de línea evaluando el trabajo de los subordinados, mediante el esquema trazado por el sistema de trabajo proporciona mayor libertad y flexibilidad, con miras que cada gerente sea gestor de su personal.

• El colaborador

Algunas organizaciones más democráticas permiten que al mismo individuo responda por su desempeño y realice su auto evaluación. En estas organizaciones cada colaborador autoevalúa su desempeño, eficiencia y eficacia, teniendo en cuenta parámetros establecidos por el gerente o la organización.

• El equipo de trabajo

El equipo de trabajo del área administrativa también puede evaluar el desempeño de cada uno de sus miembros y programar con cada uno de ellos las medidas necesarias para mejorarlo cada vez mas.

En este caso, el equipo responde por la evaluación del desempeño de sus miembros y define sus objetivos y metas.

• El área de gestión personal

Es una alternativa más corriente en la organización, más conservadoras, aunque están dejando de practicarla por su carácter centralista y burocrático en extremo. En este caso, el área de recursos humanos o de personal, responde por la evaluación del desempeño de todos los miembros de la organización. Cada gerente proporciona la información del desempeño de cada empleado, la cual se procesa e interpreta para enviar informes o programas de pasos coordinados por el órgano de gestión de recursos humanos. Como todo proceso centralista, exige normas y reglas burocráticas que cortan la libertad y la flexibilidad de las personas involucradas en el sistema.

Además, presenta desventaja de trabajar con medias y medianas, y no con el desempeño individual y singular de cada persona. Se basa en lo genérico y no en lo particular.

• Comisión de evaluación

En algunas organizaciones, la evaluación del desempeño corresponde a un comité o comisión nombrado para este fin, y constituido por colaboradores permanentes o contratados que ocupen de preferencia jefaturas, pertenecientes a diversas dependencias o unidades administrativas.

En este caso la evaluación es colectiva y la realiza un grupo de personas. Los miembros permanentes o estables (como el presidente de la organización o su representante, el director del área de gestión de personal y el especialista de evaluación del desempeño) participan en todos la evaluaciones, y su papel es mantener el equilibrio de los juicios, el acatamiento de los estándares y la permanencia del sistema.

Los miembros transitorios son el gerente de cada evaluado o su supervisor. Pese a la evidente distribución de fuerzas, esta alternativa también recibe criticas por su aspecto centralizador y por su espíritu de juzgamiento, en lugar de utilizarse en la orientación y mejoramiento continuo del desempeño

Ventajas de la Evaluación del Desempeño

La aplicación de un sistema de evaluación del rendimiento del personal, en forma equitativa, ordenada y justa, permite:

• Ayudar al colaborador en su avance y desarrollo de su trabajo
• Proporcionar información a la gerencia, para la toma de decisiones y la aplicación de políticas y programas de la administración de recursos humanos.
• Realizar las promociones y/o ascensos
• Permite realizar las diversas acciones en materia de personal, como los traslados, colocaciones, reubicaciones, etc.
• Establecer planes de capacitación y entrenamiento de acuerdo a necesidades.
• Establecer mejores relaciones de coordinación y elevar la moral de los colaboradores

Métodos de Evaluación del Desempeño

Para el proceso de evaluación de personal, pueden utilizarse varios sistemas o métodos de evaluación del desempeño o estructurar cada uno de éstos, en un método de evaluación adecuado al tipo a y a las características de los evaluados.

Esta adecuación es de importancia para la obtención de resultados. La evaluación del personal es un método, una herramienta, y no un fin en sí misma. Es un medio para obtener datos e información que puedan registrarse, procesarse y canalizarse para mejorar el desempeño humano en las organizaciones.

En el fondo, la evaluación del desempeño solo es un buen sistema de comunicaciones que actúa en sentido horizontal y vertical en la empresa.

Los principales métodos de evaluación de colaboradores son:

• Métodos de las escalas graficas
• Método de elección forzada
• Método de investigación de campo
• Método de incidentes gráficos
• Método de comparación por pares

Método de las Escalas Graficas

Es el método de evaluación de personal más utilizado y divulgado. Aunque, en apariencia, es el método más sencillo, su aplicación exige múltiples cuidados, con el fin de evitar la subjetividad y los prejuicios del evaluador, que podrían causar indiferencia considerable.

Es muy criticado por que reduce los resultados a expresiones numéricas mediante la aplicación de procedimientos matemáticos y estadísticos para corregir las distorsiones personales introducidas por los evaluadores.

Este método evalúa el desempeño de las personas mediante factores de evaluación previamente definidos y graduados. Utiliza un formulario de doble entrada, en donde las filas (horizontales)representan los factores de evaluación del desempeño, en tanto que las columnas (verticales)representan los grados de variación de tales factores, seleccionados previamente para definir en cada empleado las cualidades que se intenta evaluar.

Cada factor se afine con un resumen, sencillo y objetivo. Cuanto mejor sea este resumen, mayor será la precisión del factor. Cada uno de estos se dimensiona para reflejar desde un desempeño pobre o insuficiente hasta el óptimos o excelente.

Saber que disposiciones o medidas toma el jefe para mejorar su desempeño (programas de entrenamiento, capacitación, etc.), y las que el propio subordinado deberá tomar por su cuenta (auto corrección, mayor esmero, mayor atención al trabajo, cursos por su propia cuenta, etc.)

Beneficios para la organización:

• Puede evaluar su potencial humano a corto, mediano y largo plazos, y definir la contribución de cada empleado.
• Puede identificar los empleados que necesitan actualización o perfeccionamiento en determinadas áreas de actividad, y seleccionar a los empleados que tienen condiciones para ascenderlos o transferirlos.
• Puede dar mayor dinámica a su política de recursos humanos, ofreciendo oportunidades a los empleados (no solo de ascensos, sino de progreso y de desarrollo personal), estimulando la productividad y mejorando las relaciones humanas en el trabajo. Veamos su aplicación

Método de Elección Forzada

Este método consiste en evaluar el desempeño de los colaboradores mediante la elección de entre varios grupos de frases descriptivas, de alternativas o tipos de desempeño individual. En cada bloque o conjunto compuesto de dos, cuatro o más frases, el evaluador debe elegir por fuerza solo una o dos, las que más se apliquen al desempeño del empleado evaluado. De ahí la denominación “elección forzada”. Las frases luego se califican. Por cierto el evaluador generalmente no conoce el peso o el puntaje que se asigna a cada frase; por lo tanto diríamos que tiene menos probabilidad de favorecer a sus “amigos”.

Las frases pueden tener variaciones de significado positivas y negativas, por lo que puede elaborarse cuadros o formatos de evaluación independientes, o bien en una sola. Como el que se presenta a continuación:

Método de Investigación de Campo

Este método de evaluación fue desarrollado con base a entrevistas de un especialita en evaluación, con el superior inmediato, mediante las cuáles se evalúa el desempeño de sus subordinados, buscando las causas, los orígenes y  los  motivos de  tal  desempeño, mediante el  análisis  de  hechos  y situaciones. Es un método de evaluación más amplio que permite, además de emitir un diagnóstico de desempeño del empleado, planear junto con el superior inmediato su desarrollo en el cargo y en la organización.

Uno de los problemas más graves de la planeación y el desarrollo de recursos humanos en una empresa es la necesidad de dar retroalimentación de datos acerca del desempeño de los empleados admitidos, integrados y capacitados. Sin esta retroalimentación de datos, el órgano de personal no está en condiciones de medir, controlar ni acompañar la adecuación y la eficiencia de sus servicios. En este sentido, el método de investigación de campo puede tener una gran diversidad de aplicaciones, ya que permite evaluar el desempeño y sus causas, planear junto con la supervisión inmediata los  medios para su  desarrollo, y  sobre todo, acompañar el desempeño del  empleado de  manera mucho más dinámica que otros métodos de evaluación del desempeño.

Es un método sencillo de evaluación del desempeño, creado y desarrollado por los especialistas de las fuerzas armadas estadounidenses durante la segunda guerra mundial.

El método de investigación de campo ofrece las siguientes ventajas:

• Cuando está precedido de las dos etapas preliminares de análisis de la estructura de los cargos y de análisis de las aptitudes y calificaciones profesionales necesarias, permite al supervisor una visualización no- solo del contenido de los cargos bajo su responsabilidad, sino también de las habilidades, las capacidades y los conocimientos exigidos.
• Proporciona una relación provechosa con el especialista en evaluación, quién presta al supervisor una asesoría y también una capacitación de alto nivel en la evaluación de personal.
• Permite efectuar una evaluación profunda, imparcial y objetiva de cada empleado, localizando las causas de ciertos comportamientos y las fuentes de problemas.
• Permite planear la acción capaz de retirar los obstáculos y proporcionar mejoramiento del desempeño.
• Permite un acoplamiento con la capacitación, el plan de carreras y demás áreas de actuación de la Administración de Recursos Humanos.
• Acentúa la responsabilidad de línea y la función del staff en la evaluación de personal.

El método de investigación de campo presenta las siguientes limitaciones:

• Tiene elevado costo operacional por la intervención de un especialista en evaluación.
• Hay retardo en el procesamiento, debido a la entrevista uno a uno con respecto a cada empleado subordinado, llevada a cabo con el supervisor.

Método de Incidentes Críticos

El  método de  incidentes críticos se  basa  en  el  hecho  de  que  en  el comportamiento humano existen ciertas características extremas capaces de conducir a resultados positivos (éxito) o negativos (fracaso). En consecuencia el método no se preocupa por las características normales, sino exactamente por aquellas características muy positivas o muy negativas. Se trata de una técnica en que el jefe o gerente de área inmediato observa y registra los hechos excepcionalmente positivos y los excepcionalmente negativos con respecto al desempeño de  sus subordinados. Así, el método de incidentes críticos se centra en las excepciones-tanto positivas como negativas- en el desempeño de las personas.

Las excepciones positivas deben realzarse y ponerse más en práctica, en tanto que las negativas deben corregirse y eliminarse. Cada factor de evaluación se utiliza en términos de incidentes críticos o excepcionales.

Método de Comparación por Pares

Es un método de evaluación del desempeño que compara los empleados de dos en dos; en la columna de la derecha se anota aquel cuyo desempeño se considera mejor.  En  este  método  también  puede  utilizarse  factores  de evaluación. De este modo, cada hoja de formulario será ocupada por un factor de evaluación del desempeño.

La aplicación del sistema de comparación por pares solo se recomienda cuando los evaluadores no estén en condiciones de utilizar otros métodos de evaluación más precisos, porque es un proceso muy sencillo y poco eficiente.

Métodos de Evaluación Basados en el Desempeño a Futuro

Se centran en el desempeño venidero mediante la evaluación del potencial del empleado o el establecimiento de objetivos de desempeño.

1. Autoevaluaciones: llevar a los empleados a efectuar una autoevaluación puede constituir una técnica muy útil, cuando el  objetivo es  alentar el desarrollo individual. Es mucho menos probable que se presente actitudes defensivas. Cuando las autoevaluaciones se utilizan para determinar las áreas que necesitan mejorarse, pueden resultar de gran utilidad para la determinación de objetivos personales a futuro. El aspecto más importante de las autoevaluaciones radica en la participación del empleado y su dedicación al proceso de mejoramiento.

2. Administración por objetivos: consiste en que tanto el supervisor como el empleado establecen conjuntamente los objetivos de desempeño deseables. Lo ideal es que estos objetivos se establezcan por mutuo acuerdo y que sean mensurables de manera objetiva. Los empleados se encuentran en posición de estar más motivados para lograr los objetivos por haber participado en su formulación, ya que pueden medir su progreso y efectuar ajustes periódicos para asegurarse de lograrlos. A  fin de poder efectuar estos ajustes, sin embargo, es necesario que el empleado reciba retroalimentación periódica. Los empleados obtienen el beneficio de carácter motivacional de contar con una meta específica. Los objetivos ayudan también a que empleado y supervisor puedan comentar necesidades específicas de desarrollo por             parte del empleado. Las dificultades se centran en que en ocasiones los objetivos son demasiados ambiciosos y en otras se quedan cortos. Es probable, además que los objetivos se centren exclusivamente en la cantidad, porque la calidad resulta más difícil de medir. Cuando empleados y supervisores consideran objetivos que se miden por valores subjetivos se necesita especial cuidado para asegurarse de que no hay factores de distorsión que puedan afectar la evaluación.

3.  Evaluaciones psicológicas: cuando se  emplean psicólogos para las evaluaciones, su función esencial es la evaluación del potencial del individuo y no su desempeño anterior. La evaluación        consiste en entrevistas en profundidad, exámenes psicológicos, conversaciones con los supervisores y una verificación de otras evaluaciones. El psicólogo prepara a continuación una evaluación de las características intelectuales, emocionales, de motivación y otras más, que pueden permitir la predicción del desempeño futuro. El trabajo de un psicólogo puede usarse sobre un aspecto específico o puede ser una evaluación global del potencial futuro. A partir de estas evaluaciones se pueden tomar decisiones de ubicación y desarrollo. Debido a que este procedimiento es lento y costoso, generalmente se reserva a gerentes jóvenes y brillantes.

4. Métodos de los centros de evaluación: son una forma estandarizada para la evaluación de los empleados, que se basa en tipos múltiples de evaluación y múltiples evaluadores. Esta técnica suele utilizarse para grupos gerenciales de nivel intermedio que muestran gran potencial de desarrollo a futuro. Con frecuencia, se hace venir a un centro especializado a los empleados con potencial y se les somete a una evaluación individual. A continuación, se selecciona a un grupo especialmente idóneo para someterlo a entrevista en profundidad, exámenes psicológicos, estudio de  antecedentes personales, hacer que  participen en  mesas redondas y  ejercicios de  simulación de condiciones reales de trabajo, actividades en las que van siendo calificados por un grupo de evaluadores. Los veredictos de los diferentes evaluadores se promedian para obtener resultados objetivos. Este método es costoso en términos de tiempo y de dinero. Requiere además separar de sus funciones al personal que está en evaluación. Los resultados pueden ser muy útiles para ayudar al  proceso de desarrollo gerencial y  las decisiones de ubicación.

Tipos de evaluación del Desempeño

El hablar de evaluación de desempeño no implica un tipo y metodología única, sino que presenta un abanico de posibilidades. Dentro de los tipos más utilizados se encuentran el Test de Tendencias Conductuales DISC- TTCD que es un método de conocimiento y clasificación de las características de la conducta social y laboral de las personas y de su relación con los roles que desempeñan o que pueden llegar a desempeñar. Su nombre se basa en el método utilizado, el cual describe las conductas con base a cuatro factores: Dominante, Influyente, Estable y Cauteloso.

Evaluación de Personal Recién Ingresado

Es común pensar que la incorporación es el punto final del proceso de admisión y empleo de recursos humanos, sin embargo, teniendo en cuenta el carácter predictivo de la selección, se hace necesario confirmar si el desempeño inicial del nuevo colaborador se ajusta o no, en la práctica, a los requerimientos del puesto o cargo, y se convalidan por tanto los resultados obtenidos por éste  a lo largo de todo el proceso de selección.

En tal sentido el seguimiento tiene por objeto verificar si las predicciones están siendo correctas o no, a fin de introducir en caso necesario los ajustes y/o cambios que aseguren la asertividad del proceso

Objetivos

• Comprobar el grado de adaptación del nuevo colaborador a su puesto
• Corregir situaciones causantes de posibles desajustes en el desempeño inicial de sus funciones.
• Aportar elementos de juicio para decidir la continuidad o interrupción de servicios del nuevo colaborador
• Introducir correcciones en el proceso de selección en caso de no presentarse un adecuado grado de asertividad en la selección de los candidatos.

Evaluación Durante el Periodo de Prueba

En esta fase deben aplicarse evaluaciones de comprobación y/o ajuste que se llevaran a cabo con posterioridad a la incorporación del nuevo colaborador, en lo que se denomina Período de Prueba. Dicho período es el plazo que la legislación laboral vigente otorga al empleador para comprobar el grado de adaptación, y/o comprobación de aptitudes y destrezas que exige el puesto de trabajo y por lo tanto decide su permanencia al servicio de la institución o su desvinculación.

Para que estas comprobaciones tengan carácter objetivo deben efectuarse mediante evaluaciones de   desempeño a cargo del jefe inmediato, complementándose con entrevistas que recabaran las opiniones del jefe sobre el nuevo colaborador y, las de éste con respecto a su trabajo, su satisfacción en el mismo, sus compañeros, de los demás jefes, etc.

Posteriormente, se comparan los resultados de esas evaluaciones y entrevistas con las predicciones realizadas en la selección y, de ser el caso, se propondrán los cambios y correcciones necesarios para facilitar las mejores condiciones de adaptación o decidir por la desvinculación definitiva del colaborador.

Proceso de evaluación

1. A los treinta días de ingreso del nuevo colaborador como mínimo, el jefe inmediato deberá desarrollar y formular la hoja de evaluación en período de prueba y remitirla al área de recursos humanos. (Ver formulario)

2. El jefe inmediato deberá comunicar al nuevo colaborador la apreciación sobre su desempeño y grado de adaptabilidad durante el primer mes.

3. Cumplidos los setenta y cinco días, del período de prueba en el caso de colaboradores no  calificados, deberá proceder a  evaluar en  forma definitiva al nuevo colaborador y formular las correspondientes conclusiones para decidir su continuidad o separación.

4. En  caso de colaboradores que, por la naturaleza de sus puestos, observaran períodos de prueba mayores a tres meses, la evaluación deberá practicarse mensualmente y treinta días antes de concluir dicho período el jefe inmediato deberá proceder a evaluar en forma definitiva al nuevo colaborador, a fin de formular las correspondientes conclusiones para decidir su continuidad o separación.

Escala de calificación

De acuerdo al formulario propuesto, la escala comprende cuatro grados de calificación identificados con las letras A, B, C, y D.

El calificador colocará un aspa en el recuadro correspondiente para señalar el grado que mejor describa o más se adecue al rendimiento del colaborador. Requiriéndose una calificación mínima de 51 puntos, que representa más del 50% del puntaje total, para que el nuevo colaborador supere el período de prueba

Otro tipo de evaluación de desempeño muy utilizado es la Evaluación por Competencias, dentro de esta se encuentra la evaluación en 360º, la cuál se detalle a continuación.

Evaluación en 360º

La evaluación en 360º, también conocida como evaluación integral es una herramienta cada día más utilizada para evaluar desempeño y resultados, en el que participan otras personas que trabajan con el evaluado, además del jefe. Los principales usos que se le asignan a este sistema son: medir el desempeño personal, medir las competencias o conductas, y diseñar programas de desarrollo.

Como el nombre lo indica, la evaluación en 360º pretende dar a los empleados una perspectiva de su desempeño lo más adecuada posible, al obtener aportes desde todos los ángulos: supervisores, compañeros, subordinados, clientes internos, y su propia auto evaluación.

El instrumento para efectuar evaluaciones denominado 360° se empezó a

utilizar de manera intensiva a mediados de los años 80 usándose principalmente para evaluar las competencias de los ejecutivos de alto nivel. Esta se aplicaba generalmente para fines de desarrollo, pero actualmente está utilizándose para medir el desempeño, las competencias, y otras aplicaciones administrativas, es decir, forma parte  de una compensación dinámica.

Esta es una forma de evaluar que rompe con el paradigma de que «el jefe es la única persona que puede evaluar las competencias de sus subordinados» pues ahora también se toma en cuenta la opinión de otras personas que le conocen y lo ven actuar, como sus pares, sus subordinados, sus clientes internos y proveedores.

El 360°, como comúnmente se le conoce, es un instrumento muy versátil que conforme las empresas puede ser aplicado a muchos otros aspectos dentro de la  organización. Es  una  manera sistematizada de  obtener opiniones, de diferentes personas, respecto al desempeño de un colaborador en particular, de un departamento o de una organización, ello permite que se utilice de muy diferentes maneras para mejorar el desempeño maximizando los resultados integrales de la empresa.

La expresión proviene de cubrir los 360° grados que simbólicamente representan todas las vinculaciones relevantes de una persona con su entorno laboral. Se usa también para indicar cuando los empleados  brindan retroalimentación al jefe sobre el desempeño de este último.

En  esa  misma  directriz el  factor humano busca obtener una  abierta y propositiva retroalimentación sobre su desempeño laboral y a su vez externar su percepción sobre el de los demás, sin que ello tenga que generar algún tipo de diferencia y barrera para continuar con su actividad. Solo les satisface el reflejo cuando estos coinciden. Como resultado, muchas organizaciones tienden a tratar el tema a la ligera. Peor aún, muchas veces las mediciones que se hacen no funcionan dado que la mayoría de ellas son poco efectivas como motivador para mejorar el desempeño.

La  retroalimentación 360° no es exactamente la última moda de los Consultores, ni justamente otro truco para exasperar a  los gerentes. La tendencia es  la  de  consolidar una  herramienta objetiva que  permita al empresario y colaboradores la intersección de los objetivos institucionales con los personales, situación que por romántica que parezca se hace imperante en el  mundo globalizado que  nos  rodea, y que en  ocasiones provoca de deshumanización del trabajo.

En  esta se  busca por medio de la  incorporación de un  cuestionario de evaluación de  360°,  información abierta y  sin  sesgos por  parte  de  los evaluadores, con respecto a cualquier punto de la encuesta, y de esta manera se pueden expresar comentarios sobre: ¿qué les gusta del evaluado con relación a los aspectos explorados?, ¿qué no les gusta? y ¿qué les gustaría que sucediera o modificará en sus conductas? Todo  esto referido a comportamientos o situaciones observables o deseables. Además en todos estos cuestionarios de evaluación de 360° es posible colocar al final de la encuesta una o varias preguntas abiertas, tantas como se desee, para recabar información que permita encontrar los elementos que ayuden a incrementar o mejorar el  desempeño de  la  persona, del  área departamento o  equipo.

Este sistema se presenta como un objetivo específico de logro integral y evolución corporativa.

Factores a Evaluar

Existen muchos factores a tener en cuenta para la evaluación del desempeño de los colaboradores, dependiendo del método de evaluación que se emplee, pero por lo general estos factores son los siguientes:

• Calidad de Trabajo: Proporciona documentación adecuada cuando se necesita. Va mas allá de los requisitos exigidos para obtener un producto o resultado mejor evalúa la exactitud, seriedad, claridad y utilidad en las tareas encomendadas. Produce o realiza un trabajo de alta calidad.
• Cantidad de Trabajo. Cumple los objetivos de trabajo, ateniéndose a las órdenes recibidas y por propia iniciativa, hasta su terminación. Realiza un volumen aceptable de trabajo en comparación con lo que cabe esperar razonablemente en las circunstancias actuales del puesto. Cumple razonablemente el calendario de entregas.
• Conocimiento del puesto: Mide el grado de conocimiento y entendimiento del trabajo. Comprende los principios conceptos, técnicas, requisitos etc. necesario para desempeñar las tareas del puesto. Va por delante de las tendencias, evolución, mercados innovaciones del producto y/o nuevas ideas en el campo que pueden mejorar la capacidad para desempeñar el puesto.
• Iniciativa. Actúa sin necesidad de indicársele. Es eficaz al afrontar situaciones y problemas infrecuentes. Tiene nuevas ideas, inicia la acción y muestra originalidad a la hora de hacer frente y manejar situaciones de trabajo. Puede trabajar independientemente.
• Planificación. Programa las ordenes de trabajo a fin de cumplir los plazos y utiliza a los subordinados y los recursos con eficiencia. Puede fijar objetivos y prioridades adecuadas a las órdenes de producción. Puede colaborar eficazmente con otros a la programación y asignación del trabajo .Se anticipa a las necesidades o problemas futuros.
• Control de costos. Controla los costes y cumple los objetivos presupuestarios y de beneficio es mediante métodos como la devolución del material sobrante al almacén, la supresión de operaciones innecesarias, la utilización prudente de los recursos , el cumplimiento de los objetivos de costes. Etc.
• Relaciones con los compañeros: Mantiene a sus compañeros informados de las pertinentes tareas, proyectos, resultados y problemas. Suministra información en el momento apropiado. Busca u ofrece asistencia y consejo a los compañeros o en proyectos de equipo.
• Relaciones con el supervisor: Mantiene al supervisor informado del progreso en el trabajo y de los problemas que puedan plantearse. Transmite esta información oportunamente. Cumple las instrucciones del supervisor y trabaja siguiendo fielmente sus órdenes.
• Relaciones con el Público: Establece, mantiene y mejora las relaciones con el personal externo, como clientes proveedores, dirigentes comunitarios y poderes públicos .Lleva de manera ética el negocio de la empresa.
• Dirección y Desarrollo de los Subordinados: Dirige a los subordinados en las funciones que tienen asignadas y hace un seguimiento de los mismos para asegurar los resultados deseados. Mantiene a los subordinados informados de las políticas y procedimientos de la empresa y procura su aplicación.
• Es sensible a los problemas de los empleados y trata de encontrar soluciones. Evalúa los resultados de los subordinados. Identifica áreas en las que se necesita formación y ordena el trabajo de forma que facilite el aprendizaje.
• Responsabilidades: en relación con la igualdad de oportunidades en el empleo y la acción Positiva. Colabora con otros armoniosamente sin consideración a la raza, religión, origen nacional, sexo, edad o minusvalías. Trata de lograr los objetivos de igualdad de oportunidades en el empleo y del programa de acción positiva en la empresa y de cumplir con sus calendarios. Trata activamente de mejorar los objetivos de carrera de minorías y mujeres

Aspectos a Considerar en el Diseño de las Evaluaciones de Desempeño

• Cultura organizacional

Las exigencias del entorno, han hecho que las organizaciones busquen nuevas formas de administrar sus recursos, primordialmente los humanos, y éstos, a su vez, han tenido la dura tarea de adaptarse a los cambios, lo que ha impactado en  la  cultura organizacional, que en  términos sencillos puede definirse como «la forma en que se hacen las cosas en una organización».

En el momento de diseñar un sistema de evaluación del desempeño, se debe tomar en cuenta la diversidad de aspectos que componen la cultura organizacional y que pueden afectar la puesta en práctica de los conceptos que componen el sistema.

Esto nos lleva a reflexionar, sobre la necesidad de llevar a cabo una profunda investigación y un exhaustivo análisis de los antecedentes, el presente y el futuro de la organización, que permita conocer verdaderamente su cultura y sus expectativas y poder así desarrollar las estrategias adecuadas para insertar los nuevos conceptos dentro de los esquemas de trabajo cotidianamente utilizados.

Una vez que el  sistema de evaluación del desempeño está debidamente implementado en  la  organización, se  convierte en  una  de  las  variables esenciales que integrarán su cultura, lo cual también quiere decir que, en la medida en que el sistema de evaluación del desempeño sea conducido, afectará la composición de esta cultura de manera positiva o negativa.

• Perfil del Puesto

La tradicional descripción del cargo, conocida actualmente como el perfil del puesto, debe ser siempre uno de los elementos básicos cuando se pretende diseñar un sistema de  evaluación del  desempeño, exento  hasta  donde  sea  posible  de  las tendencias de evaluar con base en la subjetividad.

Lo primero que debe hacerse es realizar una revisión de la descripción que exista del puesto para mejorarla o actualizarla en caso de que se hayan suscitado cambios que den una nueva orientación a las tareas. Esta es una labor que será mucho más efectiva, si en ella participan el colaborador que desempeña el puesto, su superior y el técnico o profesional en recursos humanos.

Es imprescindible recordar que el perfil del puesto es un documento activo y que el mismo se constituye en un insumo no sólo para el sistema de evaluación del desempeño, sino para cualquier otro, como los de capacitación, reclutamiento, selección, etc.

Las responsabilidades del puesto deben formularse, de manera tal que de ellas se deriven objetivos tangibles. Por su parte, las competencias personales y del negocio claramente detallados y comprendidos por todas las partes facilitan la determinación y el juicio, sobre la medida en que el colaborador pueda alcanzar dichos objetivos.

Sin embargo, hay que observar con cuidado que lo contemplado en el perfil del puesto no constituye toda la materia prima sobre la cual deben diseñarse las evaluaciones del desempeño ya que, por ejemplo, hay actividades que un funcionario puede llevar a cabo espontáneamente o tareas extraordinarias que debe realizar. Además, en  la  actualidad, la  polifuncionalidad o  movilidad funcional genera una creciente interdependencia de la labor administrativa en las organizaciones.

• Establecimiento de Planes de Trabajo

La  planeación estratégica es  un  proceso continuo, que consiste en  el establecimiento de  metas organizacionales, la  definición de  estrategias y políticas para lograr esas metas y el desarrollo de planes detallados para asegurar la implantación de las estrategias y así obtener los fines buscados.

Uno de los aspectos más importantes a considerar, en el momento de diseñar un sistema de evaluación del desempeño, es la exploración y estudio de los planes estratégicos de la organización, en la cual se implementará el sistema. No se podrá pensar en los contenidos del sistema de evaluación del desempeño, sino se conoce el rumbo que tomará la organización, máxime en una época en la que como dicen los expertos la única constante es el cambio.

Por eso y para estar en concordancia con las nuevas tendencias en evaluación del desempeño, en las que se recomienda que a cada funcionario se le señale el  camino que  debe  seguir  de  manera clara y concreta, la  planeación estratégica desempeña un papel preponderante y gracias a que no existe un sistema de planeación común para las organizaciones, cada una tiene el deber de definirlo de acuerdo con su entorno, sus recursos y sobre todo, con base en las características  particulares de las diferentes funciones que   sus colaboradores llevan a cabo; con esto también se logra alinear el esfuerzo individual de cada uno de ellos, con los objetivos que se desean alcanzar en el negocio.

• Soporte Tecnológico

Sin importar el diseño del sistema de evaluación que vaya a ser utilizado en una organización, éste debe contar con un soporte tecnológico adecuado.

Si en la organización se tiene un inventario de recursos humanos que esté en constante actualización, es un paso menos que se tiene que dar; sin embargo, constituye solamente un eslabón de la cadena informática que integra el sistema de evaluación del desempeño al negocio.

Poco a poco los administradores se han convencido de la importancia y las facilidades que conlleva, dotar a la organización de una adecuada estructura de información y la experiencia les ha indicado que ésta es indispensable para dar vida a cualquier sistema que se desee implementar.

Hoy en día, las organizaciones no pueden ni deben, perder tiempo, administrando manualmente sus sistemas, la utilización óptima de los recursos se convierte en uno de sus factores críticos de éxito, por lo que de la mano con el diseño del sistema de evaluación del desempeño, debe crearse la estructura del sistema informático que lo administrará, que de manera general estaría compuesta por: la base de datos -que en gran parte puede provenir del inventario de recursos humanos-, las políticas que lo regirán, los esquemas de evaluaciones, las escalas de calificación, los indicadores o factores a evaluar, la periodicidad de las evaluaciones, los tipos de incentivos o reconocimientos y su correspondiente asignación.

Conclusión

Después de terminada esta investigación es apreciable que la evaluación del desempeño mas allá de ser una simple herramienta administrativa cuando es aplicada de forma adecuada y oportuna, tomando en cuenta los resultados que arroje la mismas podría significar un cambio positivo en las organización, ya que  por  medio  de  esta se  podría  hacer  una  depuración  entre  empleados sacando los ineficientes, recompensando a quienes han trabajado bien y reubicando a quienes están en sitios inadecuados para que puedan rendir mas en el trabajo.

De  esta  forma  se  fortalecen  las  relaciones  laborales,  sacamos  el  mejor provecho de nuestros empleados porque los conoceremos mejor y también nos permite hacer una proyección del potencial de estos en el futuro.

Aspectos como los anteriormente mencionados y muchas otras aplicaciones hacen de la evaluación del desempeño una herramienta indispensable para el éxito de las empresas siempre y cuando se utilice el modelo adecuado a la naturaleza de la empresa y luego de aplicada se tomen las medidas adecuadas de acuerdo con los resultados recibidos.

Facilitador:

Lic. Miguel A. Veras José
SANTO DOMINGO, RD JUNIO 2010