Es muy difícil que tú como gerente o dueño, puedas llevar a cabo todas las actividades administrativas y comerciales del negocio o empresa. Probablemente al iniciar el negocio seas el todero, pero si éste se proyecta y está creciendo, necesariamente deberás contratar personal para diferentes cargos, es aquí cuando comienza la necesidad de delegar funciones esperando la eficacia de los colaboradores, con lo cual también lograras la eficacia directiva. Es decir un comportamiento como un gerente líder de la empresa.
Probablemente tengas experiencia en el manejo de personal, pero también quieras conocer algunos tips que te ayuden a aumentar la eficacia de los colaboradores en el proceso de delegación. Entonces te voy a dar unos consejos prácticos que te ayudaran a lograr ese objetivo y te ayudarán en la evaluación para tomar los correctivos y hacer la implementación que sea necesaria.
Veamos primero ¿qué entendemos por delegar?
La siguiente definición la encontré en el Diccionario Enciclopédico Vox 1. © 2009 Larousse Editorial, S.L.
Delegar:
- tr. Dar una persona [a otra] la facultad o poder que aquella tiene para que haga sus veces.
- Transferir [el poder o autoridad de uno] a otra persona.
Otra definición más amplia es la de Francisco Javier Palomo Izquierdo, reconocido conferencista español de liderazgo empresarial.
“Delegar es un proceso que nos permite conferir nuestros colaboradores el encargo de realizar una tarea, estableciendo en un dialogo a dos bandas el objetivo a conseguir, la estrategia general, los medios a emplear, los plazos para la ejecución y evaluación de los resultados, concediéndoles la AUTORIDAD y la LIBERTAD necesarias para llevar a cabo dicha tarea, pero CONCERVANDO SIEMPRE la RESPONSABILIDAD final por el resultado.”
La RESPONSABILIDAD es el concepto más olvidado. Al delegar autoridad hay que conservar la responsabilidad del objetivo que trata de conseguir el colaborador. Sí no se actúa así, el directivo está renunciando a la esencia de su profesión.
Para no renunciar en el proceso de delegación es conveniente seguir estos consejos prácticos:
1. Elegir el momento oportuno
Es importante disponer de la suficiente tranquilidad y tiempo para explicar con detalle la tarea que Ud. pretende delegar. No espere al final de la jornada, o el viernes por la tarde.
2. No reserve información
Sin la información adecuada es imposible actuar con eficacia. Desvele todo lo necesario para que sus colaboradores no se sientan utilizados ni estafados.
3. Concrete los objetivos, los plazos, y el sistema de evaluación de los resultados.
Para saber si el delegado ha comprendido bien su cometido pídale que ponga por escrito lo que se le pedido hacer, y bajo qué condiciones.
4. Realice un control preventivo
La persona ha de sentirse plenamente libre, pero Ud., al conservar la responsabilidad, tiene el derecho y la obligación de mantenerse bien informado. No intervenga antes de recibir los informes acordados, sólo entonces podrá indicar los cambios a realizar.
5. Sea tolerante en los errores
Si por falta de experiencia se comenten algunas fallas intente subsanarlos conjuntamente con su colaborador. Sin ese grado de tolerancia encontrará muchos problemas siempre que quiera delegar una tarea.
Es conveniente además de aplicar los consejos que te acabo de impartir hacerse un auto-diagnóstico de la delegación en el que te respondas preguntas relacionadas con los siguientes ámbitos:
- ¿Te cuesta mucho esfuerzo delegar?
- ¿Sabes transmitir con claridad las instrucciones?
- ¿Tienes la suficiente confianza en tus empleados?
- ¿Sacas el tiempo suficiente para conversar con tus empleados sobre sus resultados?
- ¿Aprovecha la delegación para formar a sus empleados?
Para mayor compresión y orientación en la elaboración de este cuestionario en un artículo posterior te entregaré un formato para el auto-diagnóstico de la delegación con el cual podrás hacer una evaluación que te ayude en el proceso de delegación.
Espero que este articulo sea de tu utilidad, te garantizo que si pones en práctica los 5 consejos que te acabo de relacionar, podrás obtener resultados positivos en la eficacia de tu organización, empresa o negocio.
Ricardo Torres G
Creador de Como Crear Empresa
www.comocrearempresa.com
Adaptado de manual de Trabajo y Diagnostico “Resultados Objetivos del Management” desarrollado por Carlos Montanyá” Gestión y Planificación Integral, S. A.